Работа с документами в информационной системе предприятия

Разработка модуля документооборота. Рекомендации разработчику. 

Деятельность любого предприятия, оказывающего услуги или производящего продукцию, независимо от сферы его деятельности, непрерывно сопровождается составлением, исполнением и контролем за исполнением документов. Документооборот любого предприятия малого бизнеса или государственной организации требует контроля за огромным количеством документов различного типа (это и всевозможнвые договора, акты, свидетельства, инструкции и прочее). И подчас от информационной системы управления предприятием требуется немало "одаренности", чтобы качественно исполнять все возложенные на нее функции в сфере делопроизводства. Но в отличие от любой другой программы по документообороту, коих в интернете можно скачать превеликое множество, автоматизированная информационная система должна не только, как говорится, "констатировать факт", но и помогать пользователю в принятии решения по тому или иному документу с помощью дополнительных данных. В этом и отличие программы делопроизводства и документооборота от аналогичного раздела автоматизированной системы управления, установленной на предприятиях малого бизнеса или в некоммерческих организациях и учреждениях. И это дает системе немало преимуществ перед обычными программным обеспечением документооборота. Так как здесь документ может быть связан с другими информационными аспектами деятельности предприятия или организации. Например, персоналом, оборудованием или параметрами технологического процесса. Такая связь внутри информационной системы позволяет видеть документ "объемно", с возможностью перейти к более детальным и уточняющим данным, хранящимся в базе данных информационной системы управления предприятия.

Сегодня мы рассмотрим как это может быть реализовано на примере ядра АС "PriZma". И сразу надо оговориться, что будем рассматривать минимальную реализацию учета документов, которая "вшита" в само ядро. А тем, кому требуется более детальный учет с использованием всей мощности аналитического аппарата информацонной системы, отправляем к одному из расширений ядра - приложению "Z-Dox", в котором реализованы почти все функции, которые могут потребоваться при организации учета документов и электронного документооборота (об этом расширении мы еще поговорим с Вами позже), а гибкая настройка этого модуля, позволит Вашим пользователям, "подогнать" его под любую архитектуру выбранного предприятия. А то, что вшито в само ядро - легкая, начальная реализация электронного документооборота, на примере которой мы постараемся показать на какие моменты при разработке информационной автоматизированной системы, стоит обратить внимание и как это может быть реализовано вообще.

Естесственно, что в нашей информационной системе, раздел, отведенный под работу с документами, должен начинаться с какой-то формы. В данном случае, в информационной системе управления, это обзорная форма с возможностью добавления документа, общий вид которой показан на этом рисунке.

РЦ (Подразделение) Как Вы видите, первый столбец показанной таблицы информационной системы называется "РЦ" - Рабочий центр. Дело в том, что каждый документ, учтенный внутри системы информационного учета предприятия, связан с его конкретным подразделением. И это нам кажется верным, так как договор с поставщиками заключается управлением предприятия, а, скажем акт качества выписывается отделом за контролем качества. Соответственно в информационной системе электронного документооборота у этих 2 документов будут указаны различные подразделения, именно те, к которым они относятся (управление и отдел качества). К тому же, если Вашим пользователям необходимо будет просмотреть все документы, относящиеся к определенному подразделению, Вам не составит труда сделать это, просто ограничив выбор документов из базы данных информационной системы, конкретным подразделением. Обратите внимание, что в некоторых строках пустые значения. Это не означает отсутсивие подразделения, связанного с документом. Это означает лишь то, что перечислены все документы относящиеся к указанному РЦ, написанному выше.

Дата документа Второй столбец в этом представлении - это дата. Здесь указана именно та дата, к которой относится конкретный документ. Например, на одну и ту же продукцию, учтенную в информационной системе управления, может быть несколько сертификатов качества,сделанных в различное время по различным образцам, отобранным от этой продукции и, соответственно в информационной системе появится несколько документов одного типа, скажем, сертификат качества и названием "Сертификат качества готовой продукции", но относящиеся к разным датам. Именно поэтому дата так важна при учете документов внутри информационной системы учета. Обратите внимание, что на показанном рисунке, некоторые строки в этом столбце имеют значение "Не определена". Это может относится как к документам без даты, так и к тем документам, дата которых может быть указана позже при редактировании данных о документе внутри информационной системы управления на предприятии.

Внутренний номер. Каждый документ, будь это приказ, договор или какой - либо другой, имеет свой внутренний номер, под которым он учтен на предприятии. Поэтому без этого характеризующего параметра документа внутри системы, Вам, как разработчику информационой системы, не обойтись. Название "номер", как и надпись над столбцом "№", Вас не должна вводить в заблуждение, так как обычно номер включает в себя помимо цифр и буквы и различные символы. Таким образом, внутренний номер - обязательный параметр документа, который, однако, может оставться и пустым, если документ, скажем еще не зарегистрирован или не имеет внутреннего номера вообще.

Название Ну и, конечно же, название. Видимо название документа внутри автоматизированной системы учета имее огромное значение, так как не только отражает суть самого документа, но и облегчает поиск конкретного документа внутри всего "вороха" хранящихся в системе документов, количество которых может исчислятся тысячами и даже десятками тысяч. Определение названия конкретных документов для учета (регистрации) внутри информационной системы учета происходит внутри самой организации или предприятии малого бизнеса. Дело создаваемой Вами системы - корретно обработать и сохранить введенное название. В рассматриваемой нами реализации, название документа может быть неуникальным, так как, как мы уже говорили, могут быть несколько документов с одинаковым названием, но за разные даты и для различных подразделений. Поэтому нежелательно ограничивать название внутри создаваемой информационной сиситемы уникальностью.

Тип документа Если бы мы не рассматривали показанную таблицу по столбцам, то первым стоило бы рассмотреть тип документа, так как он является одним из определяющих параметров, не только определенно указывающим на то, с документом какого типа мы имеем дело, но и помогающим отделить одни документы от других. Типы назначаются пользователями самостоятельно и совершенно произвольно (при рассмотрении создании документа в информационной системе это будет показано). Как Вы можете видеть, на представленном рисунке имеются несколько типов документов, учтенных в системе обеспечения документооборота - договор, приказ, служебная записка, протокол и распоряжение. Это именно типы, которые могут быть созданы и указаны при создании самого документа. Также обратите внимание, что в данной реализации возможен ввод документа в систему без указания конкретного типа, данные системы о таких документах будут восприняты информационной системой учета как документы "Без типа".

Группа документов На представленном скриншоте информационной системы этот столбец пуст. Однако нам надо пояснить назначение этого параметра, так как он является достаточно важным. Это так называемый группирующий признак, который относится к внутренней структуре хранения данных о внесенных в систему документах. Каждый отдельный документ внутри информационной системы учета, может быть включен в ту или иную группу. Скажем, нам надо сгруппировать документы, относящиеся к какому-то конкретному параметру технологического процесса или сделке и мы выбираем туда (1) конкретный договор поставки (2) спецификацию (3) акт качества и прочее. И теперь, чтобы нам увидеть какие документы, учтенные в автоматизированной системе управления предприятием входят в конкретную группу, достаточно просто ее выбрать. Обязательно группируйте документы, так как это позволит еще более гибко настраивать Вашу систему под запросы конечного пользователя и особенности архитектуры самого предприятия.

Статус документа Для документа, зарегистрированного в информационной системе, крайне важно его положение (статус). В рассматриваемой реализации статусы "намертво вшиты" внутри самого приложения, однако никто не мешает Вам при разработке автоматизированной системы предоставить пользователям самим определять и назначать статусы конкретным документам. Здесь же предусмотрено 3 вида статусов - "Готов" и "Не готов". Однако могут быть и другие варианты, скажем статус документа "На проверке". Статус документа поможет не только пользователю определить текущее состояние документа, но и самой системе определиться с последовательностью дейтвий в отношении того или иного документа, имеющего тот или иной статус.

Блокировка документа На реальном предприятии малого бизнеса, где используется автоматизированная система управления, могут возникать различные, иногда весьма неожиданные ситуации. Предусмотреть все достаточно сложно. На этот, а также иные случаи в системе управления предусмотрен признак блокировки документа. Используйте его при разработке своих приложений. Вы можете в зависимости от этого признака, показывать или не показывать документ, разрешать или не разрешать внесение изменений. Также Вы можете предусмотреть графическую индикацию блокировки как показано на примере.

Исполнитель Практически у каждого документа, есть сотрудник, который может быть с ним связан. Это может быть и исполнитель и сотрудник, имеющий к документу иное отношение. В данном случае, в столбце "Сотрудник" указан работник предприятия из раздела автоматизированной системы "Персонал".

Обратите внимание, что этот перечень не является исчерпывающим и оставляет пространство для творчества разработчика при проектировании раздела информационной системы, относящегося к работе с документами. Но неоспоримо одно - что при разработке автоматизированной информационной системы предприятия нужно учитывать все возможные ситуации и предоставлять конечному пользователю возможность самому настраивать систему под собственные нужды и нужны своего предприятия.

А теперь давайте рассмотрим функцию добавления нового документа в автоматизированную информационную систему. Как Вы можете видеть на рисунке, для вызова формы предусмотрена отдельная кнопка "Новый". При нажатии на нее появляется отдельное окно с полями для ввода данных и списков выбора. На форме располагается переключатель "Тип\Документ". При выборе значения "Тип" на форме остается только поле для ввода названия типа и его краткого наименования (продемонстрировано на рисунке).

Если заполнить оба поля и нажать на кнопку "Добавить", данные о типе будут занесены в автоматизированную систему управления и этот тип появится в списке типов, доступных для выбора. После этого автоматизированная система вернет "обычный" вид форме для добавления документа.

Также вы можете видеть на форме поле для ввода даты. При нажатии на кнопку с изображением календаря, появляется само окно для ввода даты, которое выглядит следующим образом (смотрите ниже). Как Вы можете видеть, здесь Вы указываете дату, выбираете время(часы, минуты и даже секунды) и после нажатия на кнопку "ОК", оно появляется в соответствующем поле "родительской" формы.Также предусмотрен ввод даты вручную как на основной форме ввода документа в систему, так и на форме определения даты.

Также можно выбрать и подразделение, к которому относится документ, регистрируемый в автоматизированной системе управления. Как мы уже говорили при описании этого поля в обзорной форме, каждый документ внутри информационной системе учета должен относится к какому-либо подразделению. Вот этот список как раз и предоставляет пользователю системы связать конкретный документ с определенным подразделением внутри предприятия.

Вот таким образом реализован минимальный функционал добавления документов различного типа в автоматизированную ситему. Конечно, это не эталон, так как в ядре АС "PriZma" зашита лишь минимальная функциональность, а те решения, которые можно скачать сегодня в сети интернет имеют или крайне высокую стоимость (так как вложен колоссальный труд армии программистов) либо имеют кустарный вид и качество, так как делались одиночками - оптимистами. Как бы там ни было, необходимо страмиться к лучшему как при проектировании и разработке информационной системы, так и вообще, в любой жизненной ситуации ))