Как построить корпоративную информационную систему

Как построить корпоративную информационную систему На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье: - Когда руководителю предприятия стоит задуматься о создании корпоративной информационной системы - Какие корпоративные информационные системы существуют сегодня - Сколько стоит создание такой системы Также Вы прочитаете: - Сколько времени заняло внедрение корпоративной информационной системы в компании R-Style - Какие требования к корпоративной информационной системе предъявляет Генеральный Директор компании «Инталев» Объем информации в любой компании ежемесячно увеличивается. Со временем управлять информационными потоками становится все сложнее. Решить возникающие проблемы в данной ситуации можно, создав корпоративную информационную систему. Такая система представляет собой комплекс средств автоматизации деятельности предприятия, реализованный на базе определенного программного обеспечения. Под корпоративными информационными системами понимаются и продукты класса ERP, и средства офисной автоматизации, и электронные архивы, и даже корпоративный интранет. Процесс построения корпоративной информационной системы можно разделить на шесть этапов: Желательно, чтобы Генеральный Директор принимал участие в каждом из них. Этап 1. Принятие решения Что дает корпоративная информационная система - Менеджеры разного уровня смогут оперативно получать необходимую для их деятельности информацию. - Появится возможность автоматизировать часть работы сотрудников (прежде всего выполнение расчетных и поисковых операций). - Оптимизируются управление проектами и распределение заданий (ресурсов). - Можно будет облегчить обмен информацией между сотрудниками, работающими в удаленных друг от друга подразделениях. - Улучшатся управление ресурсами, контроль над складом и закупками. - Появится возможность анализировать данные предыдущих периодов и прогнозировать развитие компании. По материалам, предоставленным автором статьи Как правило, потребность в корпоративной информационной системе возникает в компаниях среднего бизнеса (предприятия с выручкой от 10 млн долл. США в год). Также Вам стоит задуматься о построении такой системы, если: - Ваши основные конкуренты подобную систему уже внедрили; численность персонала Вашей компании растет на 20-30% в год, причем в основном за счет сотрудников, выполняющих работу, которая может быть сделана компьютером; - Ваше предприятие осуществляет стратегию территориальной экспансии; - Вы чувствуете необходимость унифицировать работу разных подразделений бизнеса; - Вы планируете проводить большое число сделок M&A; - Вы ищете дополнительные способы повышения производительности труда. Однако к появлению любой корпоративной информационной системы надо тщательно подготовиться. Прежде чем внедрять систему, удостоверьтесь, что Ваши подчиненные смогут осознать ее необходимость и компания не потеряет 99% сотрудников. Для этого советую обсудить идею с финансовым директором, IT-директором, а также руководителями стратегически важных подразделений. Выясните следующее: - какие проблемы возникают в работе компании; - с чем эти проблемы связаны; - какие предложения по выходу из сложившейся ситуации есть у Ваших подчиненных. Чтобы заручиться поддержкой коллег, рассказывайте о преимуществах, которые они получат благодаря появлению системы (см. Что дает корпоративная информационная система). Добившись от них выраженного стремления внедрить в компании полезную инновацию, можно приступать к следующему этапу (Подробнее о подготовке к автоматизации бизнеса и о том, как выбрать систему, читайте в статьях «Как подойти к выбору автоматизированной системы», №2 — 2006 и «Автоматизация бизнеса: опыт руководителей», №10 — 2006). Рассказывает практик Национальная факторинговая компания оказывает услуги по экспертизе и управлению дебиторской задолженностью, финансированию поставок с отсрочкой платежа, покрытию кредитных рисков. Член международных факторинговых организаций — Internati-onal Factors Group и Factors Chain International. Среди клиентов — компании «Балтимор-Столица», «Лаверна», «Хохланд Руссланд», Dixis, торговая сеть «Градиент» и др. Михаил Трейвиш | Председатель правления Национальной факторинговой компании, Москва Мы начали строить корпоративную информационную систему еще в 1999 году. Я определял цели внедрения, разрабатывал стратегический план, бюджет проекта и критерии оценки его успеха, а также занимался расстановкой задач по степени их приоритетности. Этап 2. Назначьте ответственного Генеральному Директору необходимо выбрать руководителя проекта по внедрению корпоративной информационной системы. Оптимальный вариант — один из сотрудников компании, хорошо знающий бизнес-процессы на предприятии и (желательное условие) относящийся к высшему функциональному менеджменту. Если в компании такого специалиста найти трудно, поищите его на стороне. Руководитель проекта должен получить соответствующий масштабу проекта статус, ему необходимо предоставить время (от месяца до трех) для подготовки к началу внедрения системы. Говорит Генеральный Директор Группа компаний «Форус» работает на рынке информационных технологий с 1992 года. Включает несколько компаний, ориентированных на разные сегменты рынка. По итогам первого полугодия 2006 года «Форус» занимает 4-е место в общем рейтинге IT-компаний Сибирского федерального округа. Среди клиентов — ОАО «Гусиноозерская ГРЭС», ОАО «Иркутскэнерго», ОАО «Саянскхимпласт», предприятия группы «Северстальресурс». Сергей Цодиков | Генеральный Директор группы компаний «Форус», Иркутск Лучший вариант для Генерального Директора — поручить реализацию проекта IT-директору, сделав его своим заместителем. Важно, чтобы в его компетенцию входили среди прочих вопросы разработки и реализации стратегии компании. Только в этом случае удастся создать корпоративную информационную систему, охватывающую всю компанию, а не отдельные подразделения. Очень часто реализация проекта отдается на откуп нескольким представителям функциональных отделов (финансовой службы, IT-отдела, отдела продаж и т. д.). В итоге вместо стратегически ориентированной системы получается некий набор приложений, нередко плохо связанных друг с другом и решающих лишь часть задач управленцев. Этап 3. Сформулируйте цели и требования Генеральный Директор вместе с руководителем проекта должен: - решить, что именно необходимо изменить в компании с помощью новой IT-системы; - сформулировать требования к системе; - предоставить необходимые ресурсы; - разработать параметры, по достижении которых реализация проекта будет признана эффективной. Говорит Генеральный Директор Сергей Цодиков | Генеральный Директор группы компаний «Форус», Иркутск Генеральному Директору сначала необходимо определить стратегию компании. Затем в соответствии со стратегическими целями формируется информационная система. Задайте вопросы: Что именно Вам нужно от корпоративной информационной системы? Какие дополнительные конкурентные преимущества Вы можете получить после внедрения системы? (Они могут появиться из-за повышения скорости обработки данных, благодаря новым или по-новому выполняемым бизнес-процессам, возможности своевременно получать нужную информацию.) Если Вы не можете четко ответить на эти вопросы, значит, Ваше предприятие еще не созрело для построения корпоративной информационной системы. Как правило, в ходе постановки вопросов и, главное, поиска ответов проблемы Вашего бизнеса многократно переформулируются, а следом уточняются и цели построения системы. Говорит Генеральный Директор ЗАО «Компания R-Style» — поставщик интегрированных IT-решений и бизнес-систем. Основано в 1991 году. Входит в группу компаний R-Style, одно из крупнейших объединений на IT-рынке России. В 2004 году компания автоматизировала бизнес-процессы на базе системы Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Navision). Василий Васин | Генеральный Директор ЗАО «Компания R-Style», Москва Наша прежняя корпоративная информационная система, построенная в 1990-х годах, стала крайне неэффективной. Мы, как и многие другие компании, начинали автоматизировать свою деятельность на базе так называемого самописца — программы, которую наши IT-специалисты сделали сами на базе одной из существующих платформ. По мере надобности программа дорабатывалась. Ядро оставалось старым, меняли только функционал и формы отчетности. В условиях постоянной доработки «самописец» превратился в программу, живущую по своим законам. Поскольку в ее написании и доделке принимало участие большое число программистов, разобраться в ней стало сложно. Соответственно каждый раз все труднее становилось реализовывать в такой программе новые бизнес-задачи. Таким образом, мы столкнулись с необходимостью построения новой корпоративной информационной системы. Говорит Генеральный Директор Компания «Инталев» создана в 1996 году. Занимается управленческим консалтингом, автоматизацией систем управления, разработкой типовых программных продуктов, бизнес-обучением. Имеет офисы в Москве и Санкт-Петербурге, совместные предприятия в Екатеринбурге, Казани, Краснодаре, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Ростове, Алма-Ате, Астане и Киеве. Партнерская сеть компании «Инталев» насчитывает более 50 организаций по всей России и в странах ближнего зарубежья. Клиенты: Костромская ГРЭС, торговый дом «Перекресток», Петербургский метрополитен и др. В компании работают 168 человек. Оборот за 2006 год составил 173 млн рублей. Алексей Федосеев | Генеральный Директор компании «Инталев», Москва При построении корпоративной информационной системы мы исходили из задач и специфики компании. Самое главное требование заключалось в том, чтобы система могла в течение трех — пяти лет удовлетворять нуждам компании в соответствии с предполагаемыми перспективами ее развития. Остальные же требования были технического характера: гибкость системы (чтобы мы могли ее без затруднений менять), стоимость владения и др. Этап 4. Выберите тип системы Выбором корпоративной информационной системы должны заниматься руководитель проекта и IT-специалисты компании. Но поскольку успех зависит от того, насколько верно подобрана система, Генеральному Директору необходимо понимать, что именно предлагают его подчиненные. Выделяют следующие типы современных корпоративных информационных систем: - локальные; - финансово-управленческие; - средние интегрированные; - крупные интегрированные. Эти системы позволяют автоматизировать одну или несколько функций (бухгалтерия, кадровый учет, планирование товарных остатков и др.). Такую программу в большинстве случаев можно приобрести, установить и освоить самостоятельно, без помощи консультантов по внедрению. Стоимость локальных систем — от 5 тыс. долл. США. На рынке имеется большое количество контрафактных предложений. Я не рекомендую ими пользоваться, хотя они и сохраняют определенную привлекательность для небольших компаний, которые до сих пор делают выбор в пользу низкой стоимости. Наиболее популярное в России семейство локальных корпоративных информационных систем — «1С». Кроме того, существуют сотни разновидностей «коробочных» систем, например IntraOffice (создание единого информационного пространства в компании), «Трудовик» (управление персоналом), Business Control (управление денежными потоками и договорной работой), «ФОЛИО WinСклад» (логистика для дистрибьюторов), Finam DEPO (интегрированный продукт для депозитариев). Финансово-управленческие Такие системы настраиваются под нужды конкретного предприятия и осуществляют функции учета и управления ресурсами (прежде всего в непроизводственных компаниях). В отличие от локальных систем в продукты рассматриваемой категории, как правило, интегрированы базовые возможности управления бизнесом, которых вполне достаточно для предприятий, не занимающихся производством. Стоимость финансово-управленческих систем — от 50 до 100 тыс. долл. США. В этом сегменте традиционно доминируют зарубежные разработки. В качестве примера можно отметить такие системы, как ERA Financials (разработана компанией Epicor Software, локализована, то есть адаптирована для российских пользователей, в частности, за счет перевода интерфейса на русский язык, компанией «ЭпикРус»), Microsoft Dynamics NAV (Microsoft Navision; эта система особенно популярна среди участников рынка ценных бумаг), «SV:Учет» (предлагает целый ряд отраслевых решений, в частности для фармацевтики). Говорит Генеральный Директор Василий Васин | Генеральный Директор ЗАО «Компания R-Style», Москва Согласно разработанной стратегии мы провели серьезный анализ программного обеспечения. Системы уровня SAP и Oracle мы не рассматривали. С точки зрения производительности, функциональных возможностей и стоимости владения больше всего нашим требованиям соответствовала система Microsoft Dynamics NAV. Поскольку мы являемся системным интегратором и компанией-заказчиком в одном лице, автоматизация в нашей компании прошла быстро и фактически без проблем. Весь процесс от принятия принципиального решения о внедрении Microsoft Navision до запуска системы в опытную эксплуатацию занял пять месяцев. Эффект был виден сразу. Сейчас мы располагаем управляемым и масштабируемым механизмом, позволяющим быстро реагировать на изменения, происходящие в компании. Средние интегрированные системы Средние интегрированные системы выполняют задачи по управлению предприятием, включая планирование производственного процесса. Основная функция этих систем — контроль над цепочкой «сбыт — производство — закупки». Все остальные возможности рассматриваются как производные от этой. Система сложна в установке — на ее интеграцию требуется не менее полугода. Внедрение такой информационной системы меняет деятельность предприятия. Оно должно подстроиться под систему, чтобы начать работать как отлаженный и сбалансированный механизм. Иначе затраты на проект будут бессмысленными. А расходы компания может понести весьма существенные: от 50 до 700-800 тыс. долл. США и даже более. Примеры систем этого типа: SyteLine (система корпорации Infor Global Solutions, позволяющая описывать разные типы производств и производственных процессов, дающая все необходимые возможности для управления материальными потоками внутри предприятия и с участием внешних контрагентов); BPSC (ERP-система польской компании Biuro Projektowania Systemow Cyfrowych SA, предусматривающая возможность управлять капиталом, персоналом, логистикой и производством); CA-PRMS (разработана американской компанией Acacia Technologies в первую очередь для предприятий, занятых серийным производством), Max (информационная система британской компании International Computer Ltd, предназначенная главным образом для промышленных предприятий); MFG/Pro (корпоративная интегрированная система американской корпорации QAD, автоматизирующая все ключевые бизнес-процессы промышленного предприятия — производство, закупки, продажи, управление финансами, материально-техническое снабжение, складские операции, техническое и сервисное обслуживание). Крупные интегрированные системы Крупные интегрированные системы позволяют организованно функционировать группам предприятий, составляющих вертикально или горизонтально интегрированную структуру. Такие системы помогают: управлять производством и сложными финансовыми потоками; осуществлять глобальное бюджетирование и финансовое планирование. Основное отличие от средних систем — более глубокая степень проработки практически всех функций. Стоимость — от 500 тыс. долл. США, время, необходимое для внедрения, — от одного года. Наиболее популярны решения на базе SAP R/3. Они конкурируют с продуктами компаний Baan, JD Edwards, Oracle. При внедрении крупных систем, как правило, не требуется воспроизводить бизнес-процессы с нуля: система настраивается под нужды конкретного потребителя. Рассказывает практик Компания 3М — многопрофильная международная производственнаякорпорация, основана в 1902 году. Штаб-квартира находится в городе Сент-Пол, штат Миннесота (США). Входит в число 30 компаний, составляющих расчетную базу индекса Dow Jones Industrial Average. В 1991 году была образована компания «3М Россия». Семь разрабатываемых в ней бизнес-направлений включают материалы для промышленного производства, дизайна и рекламы, авторемонта, безопасности дорожного движения и личной безопасности, телекоммуникационное оборудование, стоматологию, товары для дома и офиса. Клиенты компании — более 3000 предприятий, в их числе компании «АвтоВАЗ», «Норникель», «РЖД», «Русал», «Северсталь», «ТНК-ВР». Ирина Кравец | Директор по корпоративному маркетингу компании «3М Россия», Москва В штаб-квартире корпорации 3М установлен Mainframe(*) (IBM), на базе которого IT-специалистами компании разработано несколько внутренних систем. Они позволяют автоматизировать функции, а также управлять процессами логистики, продаж и др. На основе этого же компьютера действуют финансово-управленческие системы — для получения статистики, финансовых отчетов, анализа продаж и других показателей компании. Решение об установке именно такой IT-системы (она установлена и в России) было принято на высоком корпоративном уровне. Но хочу заметить, что выбор в пользу именно таких систем делают в основном крупные корпорации. Для небольших компаний затраты слишком велики, да и задачи системы немного другие. Наращивая персонал в регионах России и управляя им на расстоянии, мы должны быть уверены, что каждый сотрудник может получать максимально подробную информацию о продукции, существующем опыте, запрашивать помощь коллег, а также видеть, как идет его работа. Для этого необходимо было внедрить CRM-систему. И здесь мы пошли по пути предпочтения корпоративных стандартов. Принятая в офисах 3M во всем мире CRM — это система Siebel (Oracle). Но внедрение ее в России только начинается. Самостоятельное создание корпоративной информационной системы В редких случаях систему можно внедрить за счет собственных ресурсов компании. Для этого необходимо собрать мощный штат разработчиков, а также иметь четкий поэтапный план создания системы. Например, на первом этапе своего существования предприятие может вводить в эксплуатацию локальные системы, а затем интегрировать их в более сложные продукты. Впрочем, по моему опыту, даже самые сильные в IT-плане компании рано или поздно приходят к необходимости использования более сложных информационных систем. При этом созданные на раннем этапе продукты вполне можно продолжать использовать в коммерческих целях, и они будут приносить неплохую прибыль. Рассказывает практик Михаил Трейвиш | Председатель правления Национальной факторинговой компании, Москва Мы приняли решение разрабатывать программное обеспечение своими силами по ряду причин: Обеспечение факторинговой деятельности в существующих программных продуктах — это лишь модуль к автоматизированной банковской системе. Недостаток такого технического решения — необходимость инсталляции чисто банковских компонентов системы. К тому же, по мнению некоторых специалистов, стандартные модули обеспечения факторинга находятся пока на базовой стадии разработки и не могут предоставлять полную аналитическую информацию. На рынке средств автоматизации факторинговой деятельности представлены только иностранные продукты, которые не учитывают российской специфики. В частности, там отсутствует механизм начисления НДС с комиссии, возможность учета прямого платежа дебитора на расчетный счет клиента. Этап 5. Подсчитайте стоимость Затраты на внедрение корпоративных информационных систем: опыт российских компаний Покупка телекоммуникационным холдингом «Связьинвест» системы управления предприятием, производимой компанией Oracle, стала одной из крупнейших сделок российского IT-рынка. Общая сумма инвестиций составила около 405,5 млн долл. США. Из них примерно 150 млн были потрачены на приобретение лицензий, еще 150 млн — на консультации по установке и наладке системы, 75 млн — на оборудование. Стоимость поддержки программ и аппаратуры составляет 30,5 млн, а ежегодные дополнительные затраты на поддержку системы — примерно 38 млн долларов. Стоимость проекта по построению единой корпоративной системы управления на базе ERP-системы SAP R/3 на четырех предприятиях «Русала» составила 14 млн долл. США. Общие затраты на внедрение проекта информационной системы BAAN в ОАО «Научно-производственный комплекс «Элара» (Чувашия) составили около 2,5 млн долл. США (в том числе лицензирование программы управления базой данных обошлось в 470 тыс. долл.). Затраты на автоматизацию в компании «Норильск-Телеком» (провайдер телекоммуникационных услуг на территории Таймырского автономного округа) бухгалтерского учета, расчетов с поставщиками и клиентами, учета затрат и запасов на базе Microsoft Dynamics AX, а также на работы по интеграции системы с уже действующими информационными решениями составили около 50-100 тыс. долл. США. Комплексная автоматизация в ООО «ЕвразМеталл-Урал» (структурное сбытовое подразделение ООО»Торговый дом «Евразхолдинг») на базе современной платформы «1С: Предприятие 8.0»«Управление торговлей» и «Бухгалтерия предприятия» стоила около 450 тыс. рублей. Подготовлено редакцией по материалам СМИ и другим источникам информации Принимая решение о построении корпоративной информационной системы, Генеральный Директор компании должен знать примерную стоимость проекта. Замечу, что заявленную поставщиком IT-решения цифру можно смело умножить на три. Кроме закупочной цены всего программного и аппаратного обеспечения, Вы понесете расходы на решение сопутствующих задач: Обучение работе с системой, подбор сотрудников взамен тех, кто не сумел адаптироваться к новым условиям (затраты во многом зависят от скорости реализации проекта и могут составлять от 10 до 300% исходной цены системы). Администрирование корпоративной системы. В компании появятся новые высокооплачиваемые специалисты; возможно, Вам придется поменять IT-директора. Дополнительные затраты составляют от нескольких тысяч долларов в месяц. Обновление и техническая поддержка (ежегодные расходы могут составлять до 20% от стоимости системы). Обновление технической инфраструктуры. Придется постоянно докупать серверы и прочее «железо». Однако, как правило, этот вид затрат — наименьший (см. также: Затраты на внедрение корпоративных информационных систем: опыт российских компаний). Этап 6. Внедрение системы Непосредственно в процессе внедрения корпоративной информационной системы Генеральному Директору, разумеется, нет необходимости участвовать. Советую раз в неделю собирать совещание с теми коллегами, с которыми Вы обсуждали необходимость внедрения системы. Беседуйте с ними на те же темы, что и на первом этапе (см. Этап 1). Однажды услышав от них фразу «У нас нет никаких проблем», Вы сможете спать спокойно, поскольку это будет означать, что система наконец построена. ПОЛЕЗНЫЕ ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ Статья Станислава Короткого «Концепция построения комплексных информационных систем» рассказывает об особенностях построения корпоративной информационной системы в зависимости от функций управления. Статья Геннадия Верникова «Корпоративные информационные системы: не повторяйте пройденных ошибок» отвечает на вопрос: «Какие бизнес-процессы необходимо внедрить, а какие реорганизовать, для того чтобы отдача от использования корпоративных информационных систем была максимальной?». Также статья поможет определить, стоит ли инвестировать средства в многофункциональное и дорогостоящее решение или достаточно обойтись компромиссным вариантом. Источник: Журнал Генеральный Директор