Программа автоматизации предприятия

Время не стоит на месте и все большее количество компаний производят автоматизацию своей деятельности. Само понятие "программа автоматизации" имеет двоякий смысл. С одной стороны, это может быть перечень мер, которые предприятию нужно выполнить, чтобы автоматизировать процессы, а с другой - программный комплекс, позволяющий автоматизировать деятельность предприятия или организации. На самом деле одно совершенно не исключает другое. Таким образом, программа автоматизации предприятия - это комплекс мер по внедрению средств автоматизации.

В нынешний век сплошных информационных технологий не использовать их в организации эффективного управления предприятиям, мягко говоря, – недальновидно. Тем более, что это не так сложно и дорого, как может показаться вначале.

О пользе автоматизации нет смысла особо распространяться – плюсы очевидны: это и оперативный доступ к любым массивам информации, и возможность мониторинга ситуации, и инструменты для прогнозирования, и создание разных математических бизнес-моделей, не говоря уже про элементарные учет и контроль.

Но есть и опасность. Многие руководители не понимают смысл автоматизации и пытаются заменить систему управления предприятием специализированным программным обеспечением. Автоматизация управления – это только инструмент в помощь уже существующей структуре менеджмента в компании.

Крупные и многие средние компании для автоматизации своих бизнес-процессов могут позволить себе использовать специализированные программы с последующей их адаптацией под собственные специфические условия. При правильном подходе это несомненно окупится.

Для многих предприятий малого бизнеса это пока не по карману. На самом деле, приобретение и адаптация программ на несколько рабочих мест не так уж и дорого стоят. Сейчас это уже стало доступным, почти, для каждого предприятия. Тем более, что на многих предприятиях срок окупаемости “недорогой” программы составит от четырех-шести месяцев до одного года. Просто, руководители большинства предприятий не видят своей выгоды от автоматизации, и не готовы вкладывать в нее сколько-нибудь приличные суммы. Их опасения не лишены оснований. Даже в крупных компаниях, где внедрялись и долго адаптировались под задачи компании серьезные программные продукты, часто, автоматизация управления работает неэффективно – в лучшем случае на 15-20%, а иногда и вообще не работает, а используется только для формирования “вручную” отчетов “на верх”.

В наше время без создания оперативных автоматизированных информационных потоков нельзя построить сколько-нибудь эффективное управление. Поэтому, хотите вы или нет, но любой руководитель должен максимально полно использовать современные возможности.

Если вы считаете, что пока “не доросли” до специализированных программ, для вас есть идеальное решение приобщиться к современным информационным технологиям и ощутить всю прелесть автоматизации системы управления собственном бизнесом, сравнительно, недорого – это Excel.

Excel – достаточно мощная гибкая программа, позволяющая формировать, практически, любые расчетные и отчетные формы, осуществлять обмен информацией между файлами, создавать достаточно большие базы данных, и пр. Excel недооценен, т.к. мало кто знает его возможности, и поэтому его часто используют всего лишь, как “расширенную версию” Word для более удобного построение информационных таблиц, например, для бланков.

Конечно, для создания программы, например, для управленческого учета в Excel потребуются определенные знания, но их не так сложно получить, как может показаться в начале. В интернете есть различные учебники по Excel, подробные описания его функций. Можно проконсультироваться со специалистами, поискать готовые формы. В общем, “игра стоит свеч”.

У Excel, как и у любой программы, есть и свои недостатки. Например, в Excel очень сложно, если вообще возможно, организовать автоматическую фиксацию ввода данных и их изменения. Т.е. нельзя завести журналы регистрации вводимой информации в автоматическом режиме. Иногда, это бывает очень нужно. Но это тоже можно постараться обойти, применяя различные приемы.

При использовании любых программ каждый руководитель должен, прежде всего, понимать какие задачи призвана решать эта программа, какие цели преследуются ее внедрением? Следующим будет вопрос: как?

Всегда лучше идти от потребностей, так сказать, от простого к сложному. Т.е., для начала нужно определить какая информация и в каком виде нужна руководству для контроля, принятия управленческих решений. Как правило, это очень ограниченный набор основных показателей. На следующем уровне нужно определить тех, кто эту сборную информацию подготовит, и от кого и как они получат исходные данные, и т.д. сверху вниз. Во всей цепочке нужно соблюдать принцип необходимой достаточности – не перегружать каждое звено избыточной информацией.

Для успешного использования автоматизации бизнес-процессов на предприятии, программное обеспечение не должно быть “внешней” надстройкой над всей системой, как это часто бывает, а должно стать частью технологии управления предприятием.